Datenschutzerklärung

Stand: 30.07.2026

1. Verantwortlicher

Mittu Klangfeld UG (haftungsbeschränkt)
Luxemburger Straße 308
50937 Köln, Deutschland
E-Mail: events@klangfeld.org
Telefon: +49 177 2255978

2. Was ist KlangCity?

KlangCity ist eine Plattform für Team-Zusammenarbeit (3D-Arbeitsbereich, Aufgabenverwaltung, Chat, Cloud-Speicher, Kalender, Audio-/Video-Konferenzen). Sie ist im Browser und als Mobile-App (Android/iOS) nutzbar. Die Mobile-App lädt die gleiche Anwendung wie die Browser-Version; es gelten dieselben Datenverarbeitungen.

Wir treffen keine automatisierten Entscheidungen im Einzelfall und betreiben kein Profiling. KlangCity richtet sich an Unternehmen und Erwachsene und ist nicht für Minderjährige bestimmt. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die zugrunde liegende Verarbeitung ändert; es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

3. Welche Daten wir verarbeiten

a) Konto-Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Vertragserfüllung)
Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert). Die Anmeldung erfolgt über Cookie-Sessions. Zur Bestätigung deiner E-Mail-Adresse versenden wir eine Verifizierungs-E-Mail über unseren Versanddienstleister Brevo.

b) Inhalts-Daten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Von dir erstellte Inhalte: Chat-Nachrichten, Aufgaben, Projekte, Kalendereinträge sowie hochgeladene Dateien (Fotos, Videos, Dokumente — z. B. im Cloud-Speicher „Drive", als Chat- oder Aufgaben-Anhang, im Wiki oder als Profilbild). Diese Daten werden auf unseren eigenen Servern gespeichert, damit dein Team damit arbeiten kann; es kommt kein externer Cloud-Speicherdienst zum Einsatz.

c) Audio-/Video-Calls (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Für Konferenzen nutzen wir eine selbst betriebene LiveKit-Instanz (livekit.klangfeld.org). Audio- und Videodaten werden in Echtzeit übertragen und nicht aufgezeichnet oder dauerhaft gespeichert.

d) Meeting-Transkript (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung)
Optional kann in einem Call ein Gesprächs-Transkript aktiviert werden. Dann gilt:

• Alle Teilnehmenden sehen einen deutlichen Hinweis („● Transkript läuft"), solange transkribiert wird.
• Wer sein Mikrofon stummschaltet, wird nicht erfasst.
• Die Spracherkennung läuft auf unserem eigenen Server (Whisper); die Audio-Stücke werden dort nur flüchtig im Arbeitsspeicher verarbeitet und nicht gespeichert.
• Der erkannte Text wird dem Meeting zugeordnet. Nach Ende des Meetings wird daraus automatisch ein Protokoll erstellt; die Roh-Transkriptzeilen werden danach gelöscht — gespeichert bleibt nur das Protokoll.
• Für die Protokoll-Erstellung wird der Transkript-Text an den KI-Dienst Anthropic übermittelt (siehe Abschnitt e).

e) KI-Funktionen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Für KI-Features (z. B. Brainstorming, Avatar-Chat, Meeting-Protokolle) werden deine Eingaben bzw. Meeting-Transkripte an den KI-Dienst Anthropic (Claude API) übermittelt und dort zur Erzeugung der Antwort verarbeitet.

f) Push-Benachrichtigungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO — Einwilligung)
Wenn du Benachrichtigungen in der App erlaubst, speichern wir das Geräte-Token deines Geräts. Für die Zustellung nutzen wir auf Android Firebase Cloud Messaging (FCM) von Google und auf iOS den Apple Push Notification service (APNs); dabei wird das Token an Google bzw. Apple übermittelt. Du kannst Benachrichtigungen jederzeit in den System-Einstellungen deaktivieren; beim Abmelden und bei Konto-Löschung wird das Token gelöscht.

g) Server-Logs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse)
Beim Aufruf unserer Server fallen technisch bedingt IP-Adresse, Zeitpunkt und abgerufene Ressource an. Diese Logs dienen der Betriebssicherheit und werden nach 14 Tagen gelöscht.

h) Spam- und Bot-Schutz bei Registrierung und Anmeldung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Sicherheit unserer Dienste)
Um automatisierte Angriffe und Spam-Registrierungen abzuwehren, setzen wir bei der Registrierung und Anmeldung Cloudflare Turnstile ein, einen CAPTCHA-Dienst der Cloudflare, Inc. Dabei werden deine IP-Adresse und technische Browser-/Geräteinformationen an Cloudflare übermittelt und dort verarbeitet, um zu prüfen, ob die Anfrage von einem Menschen stammt.

i) Support- und Kontaktanfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO)
Wenn du uns über die App eine Support- oder Feedback-Anfrage sendest, verarbeiten wir den Inhalt deiner Nachricht sowie gegebenenfalls von dir übermittelte Screenshots, um dein Anliegen zu bearbeiten und dir zu antworten. Diese Daten werden auf unseren eigenen Servern gespeichert und gelöscht, sobald sie zur Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind.

Kein Tracking: KlangCity verwendet keine Analyse-, Tracking- oder Werbedienste (kein Google Analytics, keine Werbe-IDs, keine Crash-Tracker von Drittanbietern). Firebase wird ausschließlich für die Zustellung von Push-Benachrichtigungen eingesetzt.

4. Wo deine Daten gespeichert werden

Unsere Server werden bei Hostinger betrieben; Betreiber-Standort ist Köln, Deutschland. Für Push (Google/Apple) und KI-Funktionen (Anthropic) können Daten in die USA übermittelt werden — dies erfolgt auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-U.S. Data Privacy Framework.

5. Weitergabe an Dritte

Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten:

Dienst	Zweck	Anbieter
Brevo	Versand von Verifizierungs-/System-E-Mails	Sendinblue GmbH / Brevo
Firebase Cloud Messaging	Push-Zustellung (Android)	Google Ireland Ltd.
Apple Push Notification service	Push-Zustellung (iOS)	Apple Inc.
Anthropic Claude API	KI-Funktionen, Meeting-Protokolle	Anthropic
Cloudflare Turnstile	Spam-/Bot-Schutz bei Registrierung/Anmeldung	Cloudflare, Inc.
Hostinger	Server-Betrieb (VPS)	Hostinger International Ltd.

6. Datensicherheit & App-Berechtigungen

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Die Übertragung zwischen App/Browser und unseren Servern erfolgt verschlüsselt (TLS/HTTPS); Passwörter werden nur in gehashter Form gespeichert. Der Zugriff auf gespeicherte Daten ist auf berechtigte Zwecke und Personen beschränkt. Für die Sicherheit deines Passworts bist du selbst verantwortlich — gib es nicht weiter.

Berechtigungen der Mobile-App:

• Mikrofon/Kamera: nur für Audio-/Video-Calls, Zugriff erst nach deiner Freigabe.
• Benachrichtigungen: nur nach deiner Zustimmung.

Die App greift nicht auf Kontakte, Standort, Geräte-Kalender oder andere Gerätedaten zu.

7. Speicherdauer & Konto-Löschung

Wir speichern deine Daten, solange dein Konto besteht. Du kannst dein Konto jederzeit selbst endgültig löschen (in der App: Einstellungen → Allgemein → „Konto löschen") oder die Löschung über https://app.klangcity.klangfeld.org/konto-loeschen bzw. per E-Mail an events@klangfeld.org anstoßen; in diesem Fall löschen wir dein Konto innerhalb von 30 Tagen. Gemeinsame Team-Inhalte (z. B. Aufgaben, die dein Team weiter nutzt) bleiben dem Team erhalten und werden einem anderen Mitglied zugeordnet.

8. Deine Rechte (DSGVO)

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Erteilte Einwilligungen kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Außerdem hast du das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die für uns zuständige Behörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf

9. Kontakt

Fragen zum Datenschutz: events@klangfeld.org